今日は、久しぶりにお仕事（事務）についての記事です。くまくまは今、子育てしながらフル在宅で事務職に従事しています。
そんなくまくまですが、ここ最近「AI」の技術を利用することにより仕事の質が上がり、大幅に工数削減も叶っています。ぜひそんな実感を記事にしたいと思いました。
この記事を読むことで、「AIってよくわからない」、「AI使えったことないなー」、「なんか難しそう、、、」。そんなふうに思われている方のAIに対する感想が少しでも変わると嬉しいです！
AIとはなんぞや？
AI、AIと連日ニュースなどで目にしますが、AIとはなんなのか、をまずははじめにご紹介したいと思います。
まずはGoogle検索をしてみてヒットした記事から引用させていただきます。
AIの正式名称は「Artificial Intelligence（アーティフィシャル・インテリジェンス）」。
1956年にアメリカのダートマス大学で「人間の知能を機械によって模倣し、機械が人間のように思考や問題解決を行えるようにする」ための “ダートマス会議” が行われ、この中で「AI」という名称が生まれました。
AIとは、簡単にいうと「人工的に作られた知能」のこと。
学ぶ能力や考える能力、データをコンピュータやロボットに与えることで、人間のように認識・予測・判断・推論・提案などを行えるようになります。
最大の特徴は、自己学習能力を備えていること。
AI（人工知能）とは？歴史や仕組みまでわかりやすく解説！
人間が経験を積んで知識を蓄積するように、AIも自ら学習することで知識をさらに広げていくことが可能です。
自分で学ぶってすごいですよね。自ら学習して知識を広げていくという仕組みがどうなっているかはわかりませんが、人間のように学ぶことのできる機械のことを指すようです。
さてさて、この「AIとはなんですか？」という問いをAIである「Perplexity（パープレキシティ）」で調べてみます。そうすると、下のような結果が表示されました。（Perplexityは無料のAI検索エンジンです）
くまくまがおすすめするAI (使ったことがあるもの）
「AIは難しそう…」と思う方でも、実際に使ってみると意外と簡単で便利！ここでは、実際に業務で活用しているおすすめのAIツールを3つご紹介します。
① ChatGPT（テキスト生成AI）＜無料版あり＞
こんなときに便利！
- メールや資料作成のたたき台を作る
- 文章のリライトや表現を整える
- ブログのアイデア出しやタイトル作成
ChatGPTは、文章を自動生成するAIで、私が一番活用しているツールです。例えば「〇〇についての簡単な説明文を作って」と指示を出すだけで、すぐに文章を作成してくれます。特に、ビジネスメールの書き方に迷ったときや、ブログのネタを考えるときに助かっています。
⚠️ 注意点
ChatGPTはあくまで「アシスタント」。そのままコピペせず、誤情報がないか確認しながら使うことが大切です。
プロンプトと呼ばれる指示文の書き方を学ぶとより質問に沿った答えを用意してくれます。プロンプトについては私も学び中なので、いい使い方が習得できたらブログで紹介したいと思います！
② Notion AI（ドキュメント管理＋AIアシスト）＜有料＞
こんなときに便利！
- 仕事のメモやToDoリストを自動整理
- 文章の要約や構成を考える
- 過去の会議メモを検索・整理
Notionはメモ管理ツールとして有名ですが、AI機能を活用すると、たとえば会議の議事録を要約したり、タスクを整理したりすることができます。育休明けで仕事のペースを取り戻す際にも、効率的に情報を管理できるのでおすすめです！
Notionで情報を管理している方には必須ではないか！？と思うくらい最近活用の幅を感じています。
⚠️ 注意点
無料版だと回数制限があるため有料ではないと使い続けることはできません。
普段Notionを活用している人にとっては便利機能だと思いますが、そうでない方にはあまり触れる機会はないかなと思います。
③ Perplexity（AI検索エンジン）
こんなときに便利！
- 情報をすばやく収集したい
- Google検索より簡潔な答えが欲しい
- 仕事で使う調査を効率化
Perplexityは、Google検索のように質問を投げかけると、AIが最適な回答を提示してくれる検索エンジンです。たとえば、「最新のマーケティングトレンドについて知りたい」と質問すると、関連する情報を要約してくれます。忙しいワーママにとって、情報収集の時間短縮に役立ちます！
これらのAIツールを組み合わせて使うことで、育休明けの仕事復帰や日々の業務がスムーズに進められるようになります。次の章では、実際に事務職でどのようにAIを活用すればよいかをご紹介します！
事務職を効率化するためのおすすめ利用方法
今日はご紹介した３つのAIのうち、おそらく一番馴染みがあるであろうChatGPTの活用法をシェアさせていただきます！
最近くまくまが実際によく利用していること
- 関数を教えてもらう
- 文章を添削してもらう
- 足りないことはないか壁打ちする
メインでの利用はこの３つです。毎日のように利用しているのは「関数を教えてもらう」。
育休明けなどは特に、育児ですっかり忘れたエクセルやスプレッドシートの関数を思い出すのも至難の業。そんな時ChatGPTにすかさず聞きます。
聞くときにコツ、それはこの２つ！
- 返ってきた返答をそのままコピーして使えるように、実際に利用するセルなどを指定する
- なるべくわかりやすく、シンプルに伝える
例えば、こんな感じです。（画面キャプチャを貼り付けます）
次に「文章を添削してもらう」です。
これはとっても簡単！
例えばメール文面やメモした議事録など、自分で打ち込んだ文章をChatGPTに添削をお願いします。
依頼するときは、以下のような指示を記入しています。
- 次の文章を添削してください。
- 誤字脱字をチェックしてください。
- 箇条書きにしてください。
- 200字程度にまとめてください
- 小学生にもわかるように専門用語はあまり使わないで説明してください
- 部長に承認を依頼するのでその視点で添削をお願いします。
そのほかにも関西弁で作成を依頼したり、ラップ調で依頼したり、なんてこともできちゃいます。
ぜひAIを自分の仕事の同僚、アシスタントさんとして使ってみてください＾＾
メリットデメリット
最後にメリットとデメリットです。
メリットは、言わずもがな、「時短」だと思います。時間に追われる日々、時短家電であるお掃除ロボットや洗濯機を取り入れるのと同じようにAIを仕事や日常に迎え入れるといろんなシーンで自担が実現します。
効率よく無駄を省いて本当に自分が使いたいところに時間がかけられるといいですよね。
AI活用のおかげで残業しなくて良くなったら、好きな読書の時間ができたり、ぼーっとできたり、子供と向き合えたり、自分の好きなように使える時間が増えます。
使わな損！です！！
デメリットはこれにつきます。「AIはたまに正しくないことをいう」。AIってとっても頭がいいのでそれらしい答えをしてくることがあります。悪気はないのです、きっと。でもAIの正解を鵜呑みにしてはいけない、人間のチェックが必要ということを忘れてはいけないです。
ネットニュースやSNSの情報にも正しいもの正しくないもの、誇張されているものが混在しているように、AIの回答も頭が良くて物知りなお友達の一意見である、というくらいに留めるのがいいと思います。その一意見をそのまま受け入れるか、自分でもさらに調べてみようと思うか、信じないか、それは結局のところAIを利用する自分自身です。
関数を聞いても正しく返ってこないこともあります。それは自分の聞き方に問題があることもあります。AIが間違っていることもあります。結局のところ、人と同じでしっかりコミュニケーションをとって活用し、AIから帰ってきた答えはそれを鵜呑みにはせず、自分の頭でしっかり考えて判断する！というところが大事です。
長くなってしまいましたが、AIまだ未経験のかたはぜひ、Google検索をAI検索にしてみるところから使ってみてください！
今日のブログがどなたかのお役に立てば嬉しいです＾＾